Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được sử dụng trong công tác quản lý văn bản hay hồ sơ, giấy tờ, các tài liệu thông tin của các cơ quan và doanh nghiệp, giúp giảm thiểu công tác lưu trữ giấy tờ như trước kia và bảo đảm tính bảo mật, an toàn về thông tin với các dữ liệu quan trọng.
Công nghệ triển khai:
- Nền tảng: asp.net 4.0
- Hệ điều hành: Window Server 2008 trở lên
- Hệ quản trị hệ CSDL: SQL Server 2008 hoặc cao hơn hoặc Oracle Database Server 11g hoặc cao hơn.
Tính năng nổi bật:
- Phân hệ thu thập tài liệu: Cho phép quản lý các kế hoạch thu thập tài liệu định kỳ của đơn vị; Cho phép các đơn vị đơn vị tham gia hệ thống thực hiện biên mục tài liệu nộp lưu; Xây dựng các mẫu biên bản nộp lưu tài liệu và gửi về cho đơn vị tiếp nhận; Hệ thống cho phép người dùng xây dựng động các mẫu biên bản bàn giao; Các báo cáo – thống kê về tình hình thu thập tài liệu tại các đơn vị nộp lưu.
- Phân hệ biên mục chỉnh lý: Cung cấp các chức năng cho phép người dùng tiếp nhận các biên bản nộp lưu tài liệu từ các đơn vị nộp lưu; Thực hiện biên mục chỉnh lý sơ lược tài liệu; Quản lý kho tài liệu lưu trữ bao gồm: loại hình tài liệu, mục lục lưu trữ tài liệu, hồ sơ và văn bản lưu trữ; Sắp xếp tài liệu lưu trữ vào hộp cặp; Xây dựng các kế hoạch kiểm kê, kế hoạch hủy tài liệu; Thực hiện kiểm kê tài liệu và hủy tài liệu lưu trữ trong hệ thống; Các báo cáo thống kê về tình hình lưu trữ tài liệu bao gồm: In bìa hồ sơ; báo cáo tài liệu theo mục lục tài liệu, hộp cặp, kho lưu trữ, tầng lưu trữ, giá lưu trữ,…
- Phân hệ lưu thông tài liệu: Cho phép quản lý tài khoản các cán bộ khai thác dữ liệu; Phân quyền cán bộ khai thác theo nhóm người dùng khai thác, cấp độ mật tài liệu, theo đơn vị,… Quản lý các yêu cầu mượn tài liệu (bản cứng) trên hệ thống; Các báo cáo thống kê về tình hình khai thác tài liệu bao gồm: báo cáo mượn, trả tài liệu, thống kê tài liệu xem nhiều nhất; tải nhiều nhất;…
- Phân hệ khai thác trực tuyến: Cho phép cán bộ khai thác thực hiện tra cứu tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ. Hệ thống cung cấp cán bộ khai thác thông tin tìm kiếm nhanh; tìm kiếm đơn giản, tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm toàn văn thông tin biên mục tài liệu, thông tin tài liệu điện tử đính kèm. Cán bộ khai thác có thể xem thông tin chi tiết tài liệu hoặc thông tin từ điển đảo của tài liệu.
- Phân hệ danh mục: Quản lý thông tin danh mục dùng chung trong hệ thống, bao gồm: Đơn vị; Phòng ban; Khung tin; Trường nhập tin; Cấp độ mật tài liệu; Kho lưu trữ; Tầng lưu trữ; Giá lưu trữ; Hộp cặp; Loại hình tài liệu; Phông lưu trữ;…
- Phân hệ quản trị hệ thống: Cho phép quản lý phân quyền người dùng theo nhóm người dùng; Thiết lập các tham số hệ thống; Theo dõi và trích xuất dữ liệu nhật ký hệ thống.